16 sep 2014 06:00

23 jan 2015 15:50

Handlingar ska bli mer lättlästa

Västra Götalandsregionens handlingar ska bli mer lättlästa.
– Det handlar om demokrati och effektivitet, säger projektledaren Regina Andersson.

Tydliga dokument, skrivna efter en gemensam struktur och med ett begripligt språk samt en rimlig volym, var syftet då regiondirektören 2012 gav order om att handlingarna ska vara mer lättlästa.

Projektgruppen, som består av representanter från olika avdelningar, har plockat fram en mall som ska användas vid tjänsteutlåtanden till regionstyrelsen och fullmäktige.

– Bland annat innehåller den en sammanfattning, som ska finnas i början av handlingen. De flesta använder mallen men inte alltid på rätt sätt, säger Regina Andersson.

Ett mål var att handlingarna skulle minska i volym med 50 procent. Antalet sidor per ärende har minskat men inte med så mycket. Textgranskning visar att läsbarheten ökat något och att innehållet upplevs som tydligare.

Arbetet fortsätter

Projektgruppen har en bit kvar och arbetet fortsätter. Bland annat kommer de nya politikerna, som tillträder efter valet, att informeras om projektet. Regina Andersson konstaterar att det handlar om både demokrati och effektivitet.

– Alla ska förstå vad de läser, så att de kan ta beslut. Samtidigt ska de inte lägga ned onödig tid på att behöva ta sig igenom ostrukturerade dokument, säger Regina Andersson.

Vid en enkät, som genomfördes i april i år, konstaterade en fjärdedel av politikerna att det tog för lång tid att läsa handlingarna, medan knappt hälften tyckte att tiden var rimlig eller fullt rimlig.

Hälften tyckte att det var viktigt eller mycket viktigt att bilagorna finns med i underlaget, medan en tredjedel uppgav att bilagor inte är viktiga eller inte alls viktiga.

– Samtidigt har politikerna olika förutsättningar. Några sysslar med det på heltid och några på fritiden. Samtidigt är det stora skillnader mellan handlingar i olika nämnder och styrelser, säger Regina Andersson.

Tydliga dokument, skrivna efter en gemensam struktur och med ett begripligt språk samt en rimlig volym, var syftet då regiondirektören 2012 gav order om att handlingarna ska vara mer lättlästa.

Projektgruppen, som består av representanter från olika avdelningar, har plockat fram en mall som ska användas vid tjänsteutlåtanden till regionstyrelsen och fullmäktige.

– Bland annat innehåller den en sammanfattning, som ska finnas i början av handlingen. De flesta använder mallen men inte alltid på rätt sätt, säger Regina Andersson.

Ett mål var att handlingarna skulle minska i volym med 50 procent. Antalet sidor per ärende har minskat men inte med så mycket. Textgranskning visar att läsbarheten ökat något och att innehållet upplevs som tydligare.

Arbetet fortsätter

Projektgruppen har en bit kvar och arbetet fortsätter. Bland annat kommer de nya politikerna, som tillträder efter valet, att informeras om projektet. Regina Andersson konstaterar att det handlar om både demokrati och effektivitet.

– Alla ska förstå vad de läser, så att de kan ta beslut. Samtidigt ska de inte lägga ned onödig tid på att behöva ta sig igenom ostrukturerade dokument, säger Regina Andersson.

Vid en enkät, som genomfördes i april i år, konstaterade en fjärdedel av politikerna att det tog för lång tid att läsa handlingarna, medan knappt hälften tyckte att tiden var rimlig eller fullt rimlig.

Hälften tyckte att det var viktigt eller mycket viktigt att bilagorna finns med i underlaget, medan en tredjedel uppgav att bilagor inte är viktiga eller inte alls viktiga.

– Samtidigt har politikerna olika förutsättningar. Några sysslar med det på heltid och några på fritiden. Samtidigt är det stora skillnader mellan handlingar i olika nämnder och styrelser, säger Regina Andersson.

  • Alf Ehn